FAQ Organetwork : les réponses à toutes vos questions sur le logiciel organigramme

Vous avez découvert la solution Organetwork, l'application organigramme la plus adaptée pour votre entreprise, mais vous vous posez des questions ? Vous êtes au bon endroit. Ici nous allons répondre à toutes vos questions les plus courantes selon les rubriques suivantes :

  • Questions d'ordre général
  • Mises à jour et importation de données
  • Adaptabilité à l'environnement de l'entreprise
  • Lisibilité et affichage de l'organigramme
  • Connexion et profils
  • Mise en place et accompagnement

Sinon, vous pouvez aussi trouver des réponses en cliquant sur les liens des pages dédiées aux fonctionnalités Organetwork ou au bénéfices apportés par notre solution. Et bien entendu, si vous avez des questions supplémentaires ou besoin d'assistance, notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner via le formulaire de contact ou les coordonnées en bas de page 👇

Questions d'ordre général sur la solution Organetwork

Les données sont-elles hébergées en France ?

L’ensemble des données est hébergé sur des serveurs se situant en France. Organetwork est un logiciel organigramme 100% français. 😉

Avez-vous recours à de la sous-traitance ?

Nous n’utilisons pas de sous-traitance. L’ensemble de nos développements et le support sont réalisés en France par nos équipes internes.

Combien coûte la solution ?

Notre application est disponible en SaaS et la tarification se fait donc par abonnement. Le coût de l’abonnement dépend du nombre de collaborateurs intégrés dans l'outil.

La solution est-elle disponible à l'international ?

La solution est en effet accessible à l'international et disponible en trois langues :

  • Français
  • Anglais
  • Espagnol

Mises à jour et importation de données dans l'organigramme

Quelles sont les méthodes de chargements des données ?

Il existe différents types de connecteurs permettant aux clients d'importer de manières ponctuelles ou régulières leurs données.

Ces importations se font de manières sécurisées.

Est-il possible d’importer des photos ?

Oui, Organetwork gère l’importation de photos en fonction de la méthode de chargement retenue :

  • Mode automatique
  • Mode édition

Est-il possible d’éditer des données manuellement et d’importer d’autres données dans Organetwork ?

Oui, selon leur profil et leurs droits, les utilisateurs peuvent modifier à minima leurs propres données manuellement en parallèle des imports automatiques. Cependant, les imports devront également être mis à jours avec les données modifiées manuellement.

Adaptabilité de l'organigramme à l'environnement de l'entreprise

Au niveau graphique et navigation, de quelle manière l'application peut s'intégrer dans l'environnement du client ?

L’ergonomie d’Organetwork permet une prise en main facile, avec l'insertion de votre logo et le paramétrage de votre code couleurs. Il est possible de l’intégrer à vos autres outils internes, tels que l’intranet, pour une navigation simple et sans couture.

Est-il possible d’ajouter des champs personnalisés dans l’organigramme ?

Il y a un certain nombre de champs standards comme le nom, prénom, titre du poste, titre du service… dans l’application.

En outre, Organetwork est prévue pour ajouter un nombre illimité de champs personnalisés pour chaque client. Ainsi vous pouvez rajouter toutes vos spécificités dans l’application (division, découpage géographique, etc.).

Ces champs personnalisés supplémentaires doivent-ils obligatoirement être renseignés dès le démarrage de la plateforme ?

Non, il est possible de procéder par itération, si vous avez opté pour la méthode d’automatisation d’import du fichier. Les nouvelles données/champs personnalisés (compétences, projets, statuts, etc.) seront alors affichés lors du nouvel import.

Lisibilité et affichage de l'organigramme

Est-il possible de représenter mon organisation complète, dans sa globalité ? (collaborateurs, postes, filiales, divisions) ?

Oui, Organetwork permet de représenter n’importe quelle organisation, simple ou complexe, et de l'afficher de manière visuellement optimisée. Notre solution se base sur un organigramme hiérarchique de postes à laquelle sont rattachés des employés et des services. Il est également possible de créer et distinguer différentes structures / filiales / services et de les matérialiser avec un logo, une couleur et/ou des initiales. En outre, une fonctionnalité pour créer un organigramme fonctionnel est également disponible pour s'adapter à tous les schémas d'entreprises.

Pour en savoir plus, consultez notre article de blog dédié à l'organigramme pour grandes entreprises ou l'organigramme pour organisations complexes.

Est-il possible d’avoir un organigramme fonctionnel ?

Organetwork dispose effectivement d'une fonctionnalité pour disposer d'un organigramme fonctionnel, en plus de l'organigramme hiérarchique. En parallèle, il existe également une vue relationnelle qui permet d’afficher des collaborateurs en vue éclatée sans lien hiérarchique autour d’un nœud commun (projet, compétence, service).

Ci-dessous un exemple :

Il est facile de visualiser tous les collaborateurs travaillant sur le projet « Ambassadeur Marque » sans lien hiérarchique entre les personnes.

Est-il possible d’afficher des données sur les cases de l’organigramme ?

Oui, avec la configuration des tags, vous pouvez afficher/attribuer n’importe quelle information à l’utilisateur dès la visualisation de l’organigramme.

Exemple ci-dessous :

Le tag « Comex » permet par exemple ici d’afficher l’information sur les collaborateurs membres du COMEX.

Est-il possible d’avoir un employé sur plusieurs postes par exemple le temps d’un intérim ?

Oui, il est tout à fait possible de rattacher un employé à plusieurs postes le temps d’un intérim ou dans le cas de salariés partagés entre plusieurs postes.

Exemple ci-dessous avec Léna Blanchard :

Est-il possible de définir l’ordre d’affichage des collaborateurs dans une vue ?

L’ordre standard de l'organigramme hiérarchique est le suivant :

  1. Manager de service avec des collaborateurs en dessous
  2. Manager avec des collaborateurs en dessous
  3. Ordre alphabétique pour les collaborateurs restants

Cependant, avec la configuration des tags, il est tout à fait possible de définir l’ordre de priorité des cases pour pouvoir afficher un groupe (le Comex par exemple) en premier.

En cas de sites géographiques multiples, est-il possible d'intégrer les adresses de rattachement ?

Tout à fait, une adresse peut être rattachée à chacun des postes avec un collaborateur renseigné. Grâce à la géolocalisation, vous pouvez ensuite visualiser sur une carte le détail des lieux et des postes qui y sont associés.

Connexion au logiciel organigramme et profils utilisateurs

Quelles sont les possibilités de connexion à l’outil ?

Il existe deux façons de se connecter à l’application :

  • Login / mot de passe créés dans l’application et gérés par l’administrateur client
  • Connexion via SSO (Single-Sign On) qui permet de se connecter sans ressaisir le mot de passe. Les autorisations sont gérées par l’administrateur système client.

Quels sont les types de profils de l’application ?

Il existe dans l’application 5 types de profils :

  • Visiteur : Uniquement des droits de consultations (lecture seule) sur toutes les vues, hors la vue Simulation et la vue Référentiel. Cela inclue donc les vues annuaire, organigramme, générale relationnelle, géolocalisation et fonctionnelle. Les exports ne sont pas disponibles.
  • Utilisateur : Les droits de consultations ainsi que les exports.
  • Editeur : Les droits de consultations, d’export et la possibilité de modifier les informations collaborateurs, les rattachements hiérarchiques.
  • Simulateur : Les droits de consultations, d’export et la possibilité de modifier les informations collaborateurs, les rattachements hiérarchiques ainsi que la possibilité de créer des simulations d'organigrammes dans l’application.
  • Administrateur : Les droits de consultations, d’export et la possibilité de modifier les informations collaborateurs, les rattachements hiérarchiques ainsi que la possibilité de créer des simulations d'organigrammes dans l’application ainsi que l’administration de la solution. Un administrateur peut également gérer les référentiels (groupes de postes, dits « tags »)

En résumé, les droits selon les profils :

Est-il possible de limiter les droits d’accès pour qu’une personne ne puisse pas consulter l’organigramme par exemple d’une autre division ?

La solution Organetwork permet de limiter les droits d’accès aux collaborateurs à partir d’un poste dans l’organigramme.

Il est possible par exemple de :

  • Consulter uniquement soi-même et ses descendants
  • Consulter uniquement les membres de sa division

Les collaborateurs externes peuvent-ils aussi être intégrés à l’organigramme ?

Tout à fait. Des tags permettent d’identifier les collaborateurs externes de l’entreprise (intérimaires, prestataires, consultants) en fonction du besoin.

Mise en place et accompagnement

Quelle est la méthodologie pour mettre en place le logiciel organigramme ?

Nous avons défini un certain nombre d’actions qui doivent être réalisées pour mettre à disposition la solution. Ces actions sont documentées dans un kit de démarrage. Au démarrage du projet, nous lançons un kick-off avec les différents acteurs pour rappeler le principe de déploiement et les étapes du projet.

Les étapes du projet sont les suivantes :

  1. Mise en place de votre plateforme
  2. Configuration de votre charte graphique
  3. Travail sur les données et la validation du modèle de donnée
  4. Configuration des accès au serveur SFTP (uniquement pour les imports automatiques)
  5. Configuration du SSO

Le client intervient sur les phases 2 à 5. L’étape 2 est rapide et nécessite uniquement quatre éléments de configuration (logo, couleur, bandeaux d’impressions, favicon).

Les étapes 3 et 4 se font en même temps sur une réunion d’environ 2h avec votre service technique qui gère l’authentification et l’Azure AD.

L’étape 3 est l’étape la plus importante qui consiste à préparer votre modèle de données et à les importer dans l’application. Pour cette partie, nous utilisons une méthode de projet incrémental avec des premiers tests et imports jusqu’à l’enrichissement final des données. Le principe est de rapidement pouvoir démarrer avec un jeu de données, et de commencer les premiers usages puis de compléter les données manquantes.

En termes de délai, une fois le kick-off réalisé, il faut en général deux à trois semaines avant le premier import et les premières utilisations.

Sinon vous pouvez opter pour la mise à jour de vos données directement dans l'application sans processus d'import.

Pour plus d'informations sur la mise en place d'Organetwork, consultez notre article dédié en cliquant ici.

Quel accompagnement est prévu ?

Nous vous accompagnons tout au long du projet jusqu’à la livraison de celui-ci. Les accompagnements réalisés sont les suivants :

  • Accompagnement sur les données
    De bout-en-bout pour générer vos fichiers de données, cela comprend les tests et les
    explications sur les imports qui n’auraient pas aboutis.
  • Accompagnement technique
    Notamment sur la partie SSO. Notre kit de démarrage contient également l’ensemble des informations nécessaires pour réaliser cette connexion.
  • Accompagnement fonctionnel et sur les usages
    Nous vous accompagnons aussi sur vos premiers usages et vos questions. Généralement, nous refaisons également un tour des fonctionnalités sur l’application. Nous sommes également force de propositions quand nous détectons un besoin et que nous avons une solution fonctionnelle à vous proposer.

Quels sont les dispositifs d’aide aux utilisateurs/administrateurs que vous avez mis en place (Support client, aide en ligne, webinar, guides utilisateurs…) ?

Dans l’offre de base, il est compris deux jours de formations si besoin. Nous pouvons vous former, ou Notre customer sucess manager peut également répondre à des questions sur les usages de l’application.

Nous pouvons également proposer des aides ou manuels à télécharger dans l’application ou des renvois vers une page intranet par exemple.

Enfin des webinaires réguliers sont proposés aux clients et prospects.

Comment sont gérées les montées de version ?

Les mises à jour de version sont réalisées par Orgasoftware selon un calendrier défini. Une newsletter informe l’ensemble des clients des nouvelles fonctionnalités. L’ensemble des clients peut bénéficier des nouveautés.

Il est tout à fait possible de ne pas disposer de nouvelles fonctionnalités si celles-ci ne sont pas nécessaires. Dans ce cas, nous les rendons optionnelles.

Le tour d'horizon des questions les plus courantes s'achève ici. Vous avez d'autres questions en tête ? Contactez-nous ! Notre équipe est disponible pour vous répondre 👇

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