SRM : 3 exemples d'efficacité opérationnelle pour booster votre service Achats

Que gagne-t-on à utiliser un logiciel SRM dans son service Achats ? On gagne du temps. Comment peut-on en être sûr ? Nous avons posé la question à quatre de nos clients qui ont accepté de partager leur expérience. Ils dressent un constat sur l'avant/après de la mise en place de leur SRM. Quelles sont, d'après eux, les clés qui leur ont permis d'allier optimisation, gain de temps et performance Achats ?

‍

Structurer les processus Achats

‍
Fonctionner avec des tableaux Excel, des rappels dans l'agenda et des échanges sur messagerie : c'est suffisant au début. Mais plus la structure va se développer, plus l'organisation va saturer. Ce qui était viable pour des petites quantités (de e-mails, de salariés, de fournisseurs, de clients, de commandes, etc.), n'est alors plus adapté ni efficace. Les risques d'erreurs s'accumulent et s'ajoutent au caractère chronophage et désorganisé de ces pratiques.

La digitalisation à travers un logiciel SRM (Supplier Relationship Management) permettra alors de structurer et clarifier les étapes clés. Ainsi, l'équipe Achats pourra gagner en efficacité, mieux maîtriser les risques et absorber plus facilement l'augmentation de charge de travail. En bref, structurer ses processus avec un logiciel SRM permet de faire plus en moins de temps. Et la performance globale augmente en conséquence.

‍

• Marie Verrière, Responsable Marketing du groupe Alliance Global Procurement : "Nous souhaitions gagner du temps. Pour cela, il était primordial d’améliorer nos processus. [...] Notre retour sur ce projet de digitalisation est vraiment positif. Dans notre contexte de croissance, il nous a permis d’absorber sans difficulté l’augmentation du volume d’appels d’offres à gérer. Nous avons beaucoup évolué dans nos processus depuis 5 ans et c’est en partie grâce à Orgasourcing."

‍

• Marc Reuze, Directeur Administratif et Financier du GIE McDonald’s Force : "L’importance d’Orgasourcing s’est rapidement fait ressentir dans nos processus."

‍

• Anne Kovacs, Directrice Adjointe Achats et Logistique de Vinci Construction Grands Projets : "La solution est cohérente avec nos processus de travail. Elle a été adoptée facilement par les 330 utilisateurs internes et nous constatons qu’elle est encore plus utilisée que dans nos prévisions."

‍

Accéder aux données fournisseurs en instantané

‍

La centralisation des données est l'un des éléments majeurs pour une gestion efficace des relations fournisseurs. Avoir une base unique de fournisseurs permet d'éradiquer de nombreux problèmes : délai d'obtention d'une information, données non actualisées, multiplication et obsolescence des fichiers, risque d'erreur de version, etc.
Avec un SRM, les informations mises à jour sont disponibles de manière instantanée. De plus, les filtres simplifient grandement les recherches dans la base et permettent une meilleure visibilité des informations pertinentes selon les besoins. Vos équipes gagneront un temps précieux au quotidien.

‍

• Jonas Tessier, Responsable des Achats et de la Sous-Traitance chez ALTYN : "Nos besoins étaient clairs :
  
  • perdre moins de temps dans la transmission d’informations,
  • réunir toutes les informations fournisseurs en une seule base, consultable par tous les profils concernés (acheteurs, chefs de projets, mais aussi les partenaires),
  • avoir un outil très simple, facile d’utilisation,
  • éradiquer les problèmes liés aux versionning lorsque les documents Excel étaient modifiés ou que différentes versions étaient créées."
    

Il poursuit en expliquant : "La solution est utilisée au quotidien [...] à la demande, notamment pour faire des recherches en fonction des critères : nom du sous-traitant, sous-famille, compétences, zones d’intervention, évaluations, etc. Cette fonctionnalité de filtres est la colonne vertébrale de notre besoin : on obtient des résultats rapides avec beaucoup de précision."

‍

• Marc Reuze, Directeur Administratif et Financier du GIE McDonald’s Force : "Le logiciel répond entièrement à notre besoin initial, particulièrement grâce aux filtres et recherches ciblées dans le panel fournisseurs. C’est une fonctionnalité simple mais qui nous fait gagner un temps précieux plusieurs fois par jour. L’accès rapide à l’ensemble de ces données est une fonctionnalité clé dans notre structuration."

‍

Déléguer les tâches fastidieuses

‍

Les tâches fastidieuses, répétitives ou chronophages sont celles pour lesquelles le risque d'erreur est le plus important. En plus de prendre du temps, elles sont généralement peu stimulantes. Bien qu'elles soient indispensables, elles n'apportent pas de grande valeur ajoutée.
La réponse efficace d'un SRM à cette problématique est de pouvoir déléguer ce type de tâche à de l'automatisation : traitement et visualisation de données, rappels et échéances, envoi d'e-mails, priorisation, etc. L'automatisation permet de gagner un temps considérable au quotidien, ce qui permet à vos équipes de se concentrer sur des missions plus stratégiques.

‍

• Marie Verrière, Responsable Marketing du groupe Alliance Global Procurement : "Nous avons pu améliorer nos process et gagner beaucoup de temps grâce à l’automatisation de certaines tâches. Ainsi, nous avons réussi à faire face sans difficulté à une activité en pleine croissance. Orgasourcing nous permet d’offrir à nos clients et fournisseurs un service encore plus qualitatif."
  ‍

• Marc Reuze, Directeur Administratif et Financier du GIE McDonald’s Force : "L’automatisation de certaines tâches est un gage d’efficacité et libère du temps pour nous consacrer à des missions plus stratégiques, à plus forte valeur ajoutée."

‍

En bref, s'appuyer sur un logiciel SRM permettra à vos équipes Achats de gagner du temps sur leurs tâches au quotidien. Le risque d'erreurs diminue et c'est aussi plus d'efficacité et donc plus de performance pour tout le service.
Vous souhaitez vous renseigner sur la mise en place d'un SRM pour votre entreprise ? Contactez-nous 👇

‍